标普国际认证(深圳)有限责任公司
S & P International Certification (Shenzhen) Co., LTD

批发和零售业服务认证实施规则
S&P-XZ-77-2024
受控状态
|

|
版本
|
B/1
|
编制
|
审核
|
批准
|
日期
|
技术部
|
刘顺桥
|
罗维
|
2025年03月28日
|
发布日期:2025年03月28日 修订日期:2025年08月25日 实施日期:2025年03月28日
批发和零售业服务认证实施规则
1 适用范围
1.1本规则用于规范依据SB/T 10962-2013 《商品经营企业服务质量评价体系》标准开展的批发和零售业服务认证活动,适用于对组织的批发和零售业服务水平进行评价。
1.2本规则依据认证认可相关法律法规,结合相关技术标准,对批发和零售业服务认证实施过程作出具体规定,明确本机构对认证过程的管理责任,保证批发和零售业服务认证活动的规范有效。
1.3本规则是本机构在批发和零售业服务认证活动中的基本要求。作为提供认证服务的规范。必要时,在认证合同中补充相关的技术要求。
1.4本规则可以通过本机构总经理罗维电话(0755-83905133)获取;
2 原则要求
本机构是认证活动的第一责任人,应当对制定认证规则的合法性、合规性、真实性、完整性、科学性、适用性等负责,承担认证规则制定及实施的主体责任,本机构公开承诺,所制定的认证规则符合以下原则:
2.1不得与国家法律、行政法规、部门规章、行政规范性文件和政策规定相抵触。
2.2不得与现行国家或地方相关行政许可规定相抵触。
2.3不得与国家认监委制定或者会同国务院有关部门制定发布的认证基本规范、认证规则要求相抵触。
2.4不得与现行相关强制性国家标准相抵触,鼓励高于国家标准、行业标准要求。
2.5不得违背社会公序良俗和社会公共利益。
2.6在未经国家认监委统筹安排下,不得备案涉及国家安全、政治组织、社会民俗、民族宗教等领域的认证规则。
2.7不得违反知识产权、保密相关规定。
2.8不得混淆制定、备案和使用产品、服务和管理体系认证规则。
2.9不得违反全国统一大市场、公平竞争等原则要求。
2.10不得违反国家认监委相关要求。
3、管理要求
本机构建立认证规则立项论证、规范编制、符合性自查、验收审查、实施效果评估、动态维护等管理制度,并留存相关记录性资料
3.1立项论证
本机构制定了《认证规则立项论证程序》,对商品售后服务认证规则按照项目进行管理,对商品售后服务符合国家认监委关于加强认证规则管理的公告(2025年第9号)原则委求、所用认证依据适宜性等进行论证,具体见附件3:《认证规则立项论证程序》附件9《批发和零售业服务认证实施规则立项论证报告》。
3.2 规则编制
本公司依照GB/T27007《合格评定合格评定用规范性文件的编写指南》等标准要求编制认证规则,明确了编制规则的管理制度,确保满足利益相关方及公正性等要求。详见附件4:《认证规则规范编制管理制度》。
3.3 符合性自查
本机构编制了《认证规则的符合性自查程序》,对商品售后服务认证规则全部内容符合国家认监委关于加强认证规则管理的公告(2025年第9号)原则要求、内容要求、监管要求等进行了自查,自查结果满足要求。详见附件5:《认证规则的符合性自查程序》、附件10:《批发和零售业服务认证规则自查报告》。
3.4 验收审查
本机构编制了《认证规则验收审查程序》,在认证规则发布实施前按要求进行验收审查。验收审查中专家能代表利益相关方。详见附件6《认证规则验收审查程序》。附件11《批发和零售业服务认证规则验收审查报告》。
3.5实施效果评估
本机构制定了《认证规则实施效果评估管理制度》,认证规则发布实施后,本机构将根据项目实际运行情况定期(不超过两年)对认证规则的实施情况进行效果评估。评估内容应当包括国家认监委关于加强认证规则管理的公告(2025年第9号)原则要求和监管要求的持续符合性、认证实施所需资源(资质、人员、资源、技术支持等)、获组织情况、认证实施情况、认证结果采信等方面,并形成评估报告。详见附件7《认证规则实施效果评估管理制度),实施效果评估己明确了技术部负责,由于规则尚未实施。实施时具体评估实施效果。
3.6 动态管理
本机构制定了《认证规期动态维护程序》,及时了解、识别相应认证规则涉及的法律、行政法规、部门规章、行政规范性文件、标准和技术规范、认证资源等调整变化情况及相关方反馈意见,及时对认证规则进行修订完善或注销备案、中止实施。以保证认证规则的合法性、合规性、科学性、适用性,具体见附件8《认评规则动态维护程序》,本机构明确了技术部负责认证规则的动态跟踪管理。
4 认证依据、认证模式及领域、认证流程
4.1适应范围:见本规则序号1;
4.2 认证依据
SB/T 10962-2013 《商品经营企业服务质量评价体系》;
该标准可以通过本机构总经理罗维电话(0755-83905133)获取;
4.3认证模式及领域划分
4.3.1认证模式:认证模式采用 GB/T27207-2020《合格评定 服务认证模式选择与应用导致》中的模式:
本机构的批发和零售业服务认证一般采用初次现场审查+获证后监督模式。
本机构对申请认证组织的拟认证批发和零售业服务进行初次现场审查(含服务管理审核、服务特性测评等),经过对收集的信息进行复核和认证决定,确认是否批准认证注册,认证注册后,在认证周期内对获证组织的服务管理活动进行监督,并在认证周期结束前进行再认证,确认是否持续满足认证要求。
本机构针对批发和零售业服务及其服务管理的能力、过程和绩效,在初次审查、监督审查、再认证审查中,选择适宜的具体方式组成服务管理审核和服务特性测评。
4.3.2领域划分:批发和零售业服务认证的领域代码为SC03。
4.4 认证流程

5 初次认证实施程序
5.1 认证申请
5.1.1认证申请组织的基本条件包括:
(1)申请组织应具有明确的法律地位,取得地方市场监督管理部门或有关机构注册登记的法人资格(或其组成部分);
(2)在国家地方或行业有要求时,申请组织应具有规定的行政许可、业务资质,其申请认证范围应在法律地位文件和资质规定的范围内;
(3)申请组织应按认证标准要求建立了服务管理与实施所需的文件化信息,一般情况下服务需有效运营 3 个月以上(适用于初次认证);
(4)申请组织近一年内,未受到政府主管部门行政处罚,且未被列入国家信用信息严重失信主体名录;
(5)申请组织应已按照认证依据标准已实施一次完整的自我评价;
(6)申请组织承诺遵守国家的法律、法规其他要求,承诺始终遵守认证的有关规定,承诺按合同约定和法律规定承担与认证有关的相关法律责任;
(7)申请组织承诺获得本机构 认证证书后,持续有效运行服务管理体系,按认证合同约定支付有关费用,按规定接受本机构 和认证监管部门的监督/检查, 按本机构规定使用认证证书和审查报告,并将组织发生的可能影响服务活动持续满足认证标准要求的能力的事宜向本机构报告。
5.1.2 本机构 制定公开文件公开认证过程的适当信息,拟申请认证的组织可以通过本机构 网站(http://www.iso-cert.co)或联系电话0755-83905133,下载或索取本机构的公开文件,了解批发和零售业服务认证的基本要求及相关信息,符合认证基本要求的组织即可向本机构提交认证申请。
5.1.3申请组织的授权代表应按要求向本机构提供《认证申请书》及其相关资料,包括以下必要的信息:
(1)组织简介(包括组织名称、地址及其服务提供场所的必要信息);
(2)涉及多个服务场所时,各场所的名称、地址及其服务内容;
(3)法律地位的证明文件(如企业营业执照、事业单位法人代码证书、社会团体登记证书、非企业法人登记证书、党政机关设立文件等)的复印件。
若拟申请认证范围覆盖多场所活动,应提供每个场所的法律地位证明文件的复印件(适用时);
(4)拟申请认证的服务范围和服务内容;
(5)拟申请认证的服务流程以及适用时为服务运作提供支持的主要服务设施;
(6)与拟申请认证范围有关法律法规要求的行政许可,涉及服务/卫生/环境/安全/经营许可等证明文件;
(7)影响服务符合性的任何外包过程的信息;
(8)申请组织寻求认证的标准和/或其他规范性文件;
(9)申请组织已按认证标准要求建立并实施的相关文件(如制定的服务蓝图、服务管理规范、服务技术规范和服务检验规范等);
(10)已获质量/环境/职业健康安全管理体系及其他认证证书复印件(适用时);
(11)申请组织自我声明(承诺遵守相关法律法规、未被列入国家信用信息严重失信主体名录,以及拟申请认证前未发生相关服务事故或顾客重大投诉等情况);
(12)适用时,任何特殊要求(如特殊的语言、环境、安全、保密要求等);
(13)申请受理提出的其他所需信息。
5.2 申请受理
5.2.1本机构确认收到的认证申请资料是否齐全,对认证申请及相关文件化信息进行评审,必要时,要求申请组织补充信息。
5.2.2 在申请评审后,本机构决定是否受理认证申请。如果拒绝认证申请会告知申请组织被拒绝的原因。
5.3 签订认证合同
5.3.1本机构决定受理认证申请后,在实施认证审查前,本机构 与申请组织签订具有法律效力的书面认证合同。认证合同一式两份,本机构 和认证申请方各执一份。
5.3.2 获证组织提出组织名称、地址、认证范围的变更或认证要求的变更申请时,需填报变更申请,并提交必要的补充信息。本机构将对变更内容进行评审,且要特别关注其申请变更资料的充分性和合法性。经评审确认不能受理的,将及时反馈申请组织说明理由。
5.4 审查准则
1) SB/T 10962-2013 《商品经营企业服务质量评价体系》;
2) 组织适用的法律法规、行业规范服务程序、服务标准、合同要求等。
5.5 审查方式及审查方案
5.5.1 审查方式
本机构按照确定的认证标准或技术规范,对申请组织所申请的服务进行审查,通常采用服务管理审查和服务特性测评(包括必要时的暗访)相结合的审查方式。服务管理审查旨在证实特定服务持续符合认证标准或认证技术规范和服务规范要求的能力。服务特性测评旨在证实顾客服务“真实瞬间”的符合性。
5.5.2 审查方案
本机构综合考虑组织的规模、行业特点、运作的复杂程度、服务场所的数量,以及经过证实的服务质量水平和以前审查结果,制定整个认证周期的审查方案(包括多场所抽样计划),并通过每次审查结束后的反馈信息和审查前再次获取的变化信息,对原有审查方案及时调整。
5.5.2.1 批发和零售业服务认证评价主要包含服务特性测评和服务管理能力审核两部分,可选的认证模式包括但不限于以下几种模式:
模式A:公开的服务特性检验
模式B:神秘顾客(暗访)的服务特性检验
模式C:公开的服务特性检测
模式D:神秘顾客(暗访)的服务特性检测
模式E:顾客调查(功能感知 )
模式F:既往服务足迹检测(验证感知)
模式G:服务能力确认或验证
模式H:服务设计审核
模式I:服务管理审核
5.5.2.2 批发和零售业服务认证初次认证可采用的组合应用模式包括:
模式A+模式B+模式H+模式I;或
模式C+模式D+模式H+模式I;或
模式E+模式H+模式I;或
模式F+模式 H+模式I;或
模式G+模式 H+模式 I;或
模式A+模式B+模式C+模式D+模式H+模式I;或
模式E+模式F+模式H+模式I;或
模式E+模式G+模式H+模式I;或
模式F+模式G+模式H+模式I;或
模式A+模式B+模式C+模式D+模式E+模式F +模式G +模式H+模式I。
没有设计职责的服务认证在选取认证模式时,可不采用模式H进行审核。
5.5.2.3 再认证时,可基于上一个认证周期的综合评价结果,采用初次认证选取的服务认证模式及其组合,或予以简化,包括其样本量的变化。
5.5.2.4 保持认证(监督评价),可根据上一次的评价结果,调整或交替使用服务特性测评和服务管理能力审核的模式,如服务设计审核未必需要每次监督评价实施。
5.6 审查抽样
原则上,认证的初次审核及后续的监督和再认证审核宜在组织认证范围内的每个场所进行。
5.6.1通常情况下,组织的总部在初次认证审核及后续的监督审核和再认证审核中都应接受审核。
5.6.2 分支机构(区域公司或分公司)
①对于在组织总部的授权和控制之下,以相似的方式在不同的场所进行认证所覆盖的活动的分支机构,其抽样数量基于CNAS-TRC-018《多场所组织服务认证实施指南》的规定。
②对于开展不同业务活动或专业性质差异较大的业务活动的分支机构,宜根据组织的认证范围及其所涉及的不同业务活动和类别,分别对这类分支机构进行抽样审核。
5.6.3 临时场所
考虑一般风险活动的情况,本文件给出了每次审核至少宜抽取的临时场所数量。
① 初次认证审核:
一般样本量应当为场所数量的平方根(y=√n),上入成整数。
②监督审核:监督审核抽样量至少为 0.6x√n,上入成整数:
③再认证审核:再认证审核抽样量至少为 0.8x√n,上入成整数:
n=临时场所的数量。
值得注意的是,对于初次认证审核和再认证审核,基于上述方法抽取的临时场所的样本总量,应能完整覆盖组织管理体系下认证范围内所涉及的全部业务范围。对于监督审核而言则宜根据组织的业务状况,在一个合理的时间内(如一个认证周期内)覆盖组织管理体系下认证范围内所涉及的全部业务范围。
具体见:《服务认证多场所认证实施管理规定》
5.7 审查时间
5.7.1 单一场所审查时间
为确保认证审查的完整有效,本机构 根据申请组织服务覆盖的服务类别、服务特性 、运作的复杂程度、体系覆盖范围内的有效人数、服务场所数量等情况,核算并拟定完成审查工作需要的时间。特殊情况下,可以合理的增加或减少审查时间,具体审查时间核算按照附件15《审查人日确定办法》的规定执行。
5.7.2 多场所审查时间
5.7.2.1 每一个现场的审查人日数按附件15《审查人日确定办法》的要求计算,可抽样多现场抽样要求:
抽样数量没变化,但分层级覆盖,审核时间变化是“单个被抽样场所审核时间的减少量不应超过50%
5.7.2.2 总部的审核不允许缩短时间。
5.7.2.3 审核总时间不应少于将同样规模和复杂程度的活动集中在单一场所的人日数。
6审查过程
6.1审查准备
6.1.1 选择和指派审查组
6.1.1.1本机构 根据审查目的及申请评审的信息,确定审查组需要具备的能力及公正性要求,选择和任命有能力的审查人员组成现场审查组(包括审查组长以及必要的技术专家)。本机构 选派有能力的审查员组成审查组,以执行所要求的各项审查活动。在确定审查组的规模和组成时,应基于受审查组织的服务类别、服务范围、服务特性及活动/过程的技术特点,并考虑审查员所具有的专业能力来确定。
6.1.1.2 审查组的技术专家主要负责提供认证审查的技术支持,不作为审查员实施审查,不计入审查时间,技术专家在审查过程中的活动由同组审查员承担责任。
6.1.1.3 本机构将提前向受审查组织通知现场审查的时间(暗访除外)和人员,并在受审查组织请求时使其能够了解每位成员的背景情况。若受审查组织对审查组成员表示异议,本机构将与受 审查组织协商沟通,必要时对审查组成员做出适当调整,并将调整后的审查人员信息重新通知受审查组织。
6.1.2 文件审查
6.1.2.1本机构的文件审查将在现场审查实施前进行,依据审查标准或认证技术规范及相关的法律法规,对受审查组织的服务体系文件进行适宜性和充分性的评审。
6.1.2.2 当文件审查过程中发现文件存在不符合而影响服务体系的运行时,本机构将告知受审查 组织进行及时的纠正和纠正措施,审查组组长对其文件修改内容进行确认。在文件审查通过后方可实施现场审查。
6.1.3审查计划
6.1.3.1本机构 委派的审查组组长负责根据规定的要求,结合收集的受审查组织信息为每次审查编制审查计划,以便为各方就审查活动的安排和实施达成一致提供依据。
6.1.3.2本机构 委派的审查组组长提前与受审查组织就审查活动安排进行沟通,就选择一个能最有 效地证实其整个服务认证范围的审查时间达成一致意见。为使现场审查活动能够观察到认证覆盖范围内的业务活动情况,现场审查应安排在认证范围覆盖的服务活动正常实施时进行。
6.2 现场审查
本机构委派审查组按照本规则的要求和确定的服务标准或规范,对受审查组织的服务活动实施现场审查,现场审查包括服务管理审查和服务特性测评。
6.2.1召开首次会议
审查组与受审查组织的管理层(适用时,还包括拟审查职能或过程的负责人员)召开正式 的首次会议,并形成记录。首次会议通常由审查组长主持,会议目的是简要解释将如何进行审查活动。详略程度可与受审查组织对审查过程的熟悉程度相一致。
6.2.2 现场审查方式
审查组根据审查计划安排,对受审查组织进行现场审查活动,采用一组由服务特性测评(包括必要时的暗访)与服务管理审查相结合的审查方式,收集客观证据并记录。
6.2.2.1 服务管理审查
审查组应按照确定审查准则,对受审查组织的服务管理进行审查,其目的是证实服务持续符合服务规范或认证技术规范要求的能力。服务管理审查至少需确认以下内容:
(1)对受审查组织的服务能力审查,包括对与其服务管理体系相关的结构、方针、过程、程序、记录及文件的现场审查;
(2)人员及资源配置与管理;
(3)服务特性控制及其运行管理;
(4)用于支持服务的设施设备、服务用品、信息技术及相应的环境条件(如安全、环境);
(5)服务承诺和顾客服务;
(6)对服务中断或意外事件的响应和服务补救措施;
(7)争议的处置管理;
(8)服务投诉的处理。
6.2.2.2 服务特性测评
(1)服务特性测评是指针对服务特性所进行的数据收集、综合测算与分析的过程,其目的是证实顾客服务“真实瞬间”的符合性。
(2)本机构 与申请组织在服务认证合同中约定服务测评标准,服务测评标准应包括服务特性指标和服务过程质量指标;
(3)审查组应根据适用的服务特性测评标准,按规定的要求和方法对抽取的样本进行测评,以获取包括顾客服务、服务管理和服务支撑能力等相关的信息。
6.2.2.3 暗访(必要时)
(1)暗访的范围、人员选择、过程要求及其审查按照审查方案及服务认证标准/规范的规定执行。
(2)审查组应根据受审查组织服务活动的特点来选择暗访的时机,暗访的实施不应诱使受审查组织产生负面的表现。
6.2.3 准备审查结论
在末次会议前,审查组组长负责召开审查组会议:
(1)对照审查目的和审查准则,评价审查发现和审查中收集的任何其他适用的信息,并确认不符合;
(2)依据服务特性测评和服务管理审查的信息,确定审查结论及服务认证级别,并考虑审查过程中内在的不确定性,就审查结论达到一致;
(3)确定任何必要的跟踪活动,包括验证不符合得到纠正所需的附加审查任务。
(4)审查结论:服务特性测评指标评分值达到 70 分(含)以上,且特别扣分项少于 5 个 、没有发现不符合,现场审查合格,推荐按相应认证级别认证注册。服务特性测评指标评分值达到 70 分(含)以上,且特别扣分项少于 5 个、发现不符合,现场审查基本合格,经对不符合纠正措施 验证有效后,推荐按相应认证级别认证注册。服务评价指标评分值低于70 分,或特别扣分项达到5 个(含)以上,现场审查不合格,不推荐认证注册。
(1)服务特性测评指标评分要求
指标大类
|
分值
|
指标
|
分值
|
服务体系
|
40
|
组织架构
|
4
|
人员配置
|
6
|
资源配置
|
6
|
规范要求
|
6
|
监督
|
7
|
改进
|
5
|
服务文化
|
6
|
商品服务
|
35
|
商品信息
|
6
|
技术支持
|
6
|
配送
|
4
|
维修
|
10
|
质量保证
|
7
|
废弃商品回收
|
2
|
顾客服务
|
25
|
顾客关系
|
15
|
投诉处理
|
10
|
(2)服务特性测评得分与认证等级如下
序号
|
特别扣分项
|
服务特性测评
|
认证级别
|
1
|
<5个
|
95 分(含)以上
|
五星级
|
2
|
<5 个
|
90 分(含)~95分
|
四星级
|
3
|
<5 个
|
80 分(含)~90分
|
三星级
|
4
|
<5 个
|
70 分(含)~80分
|
达标级
|
6.2.4 末次会议
现场审查结束前,审查组与受审查组织的管理层(适用时,还包括审查区域或过程的负责 人员)召开正式的末次会议并形成记录。末次会议通常由审查组长主持,会议目的是提出审查 结论,包括关于认证的推荐性意见。并就不符合项纠正措施实施时限和有效性验证方式达成一致。
6.3不符合项、纠正措施及有效性验证
6.3.1 对审查中发现的不符合项,受审查组织应按照审查组的要求及时进行原因分析,在规定的时限内策划和实施消除原因的纠正措施。
6.3.2 审查组组长或指派的审查员在规定的期限内,按照已确定的验证方式确认不符合项纠正措施的有效性。
6.3.3 纠正措施的有效性验证结果将直接影响审查组向本机构推荐是否认证注册或保持认证的最终意见。
6.4 审查报告
6.4.1 现场审查结束后,由审查组长负责编制审查报告,其主要内容包括:
(1)审查的目的、范围和准则;
(2)受审查组织的基本情况(包括名称、地址等);
(3)服务项目、服务场所抽样及样本信息;
(4)服务管理审查、服务特性测评的结果及其说明;
(5)与有关认证要求符合性的陈述(包括任何不符合);
(6)报告覆盖的时间段;
(7)适用时,不符合项的纠正措施有效性验证结果;
(8)审查结论(包括关于认证的推荐性意见)。
6.4.2 在现场审查结束后(适用时,不符合纠正措施验证有效后),审查组及时将审查报告和相关的审查记录、不符合报告及纠正措施验证记录等审查过程收集的信息提交本机构,用以支持本机构 做出认证决定。
6.4.3本机构 享有对审查报告的所有权。经本机构 批准后向受审核组织提供审查报告。如果对本报告如有异议,受审核组织应在报告发出之日起 10 个工作日内提出。
6.4.4 受审核组织应妥善保管审查报告、审查计划、不符合报告及纠正措施证据等文件化信息,以便证实认证活动的真实性。
6.5 复核及认证决定
6.5.1本机构指定具备认证决定能力且没有参与被审定项目的审查活动的人员对审查项目信息进行复核和认证决定。
6.5.2本机构对审查过程中收集到的以下信息进行复核,并做出认证决定:
(1)审查组提交的审查报告和相关的审查记录、不符合项报告及纠正措施验证记录等现场审查信息;
(2)从现场审查之外获取的任何可作为认证决定依据的信息(如来自行政监管部门、顾客、行业协会的信息等)。
6.5.3本机构 综合考虑审查组关于认证的推荐意见和其他审查过程中收集到的信息,确认申请组织具备充分的证据证实申请组织在认证范围内已满足认证资格条件,做出同意认证注册的决定。
6.5.4 授予认证注册的决定经本机构 批准后,向组织颁发服务认证证书和相关文件,并要求获证组织按本机构 要求正确使用认证证书并向本机构 通报相关信息。
6.5.5 对于不符合认证要求的组织,本机构以书面的形式告知其不能通过认证的原因。
6.5.6 认证结果:依据组织的服务特性测评指标评分值评定组织的服务水平,将批发和零售业服务认证注册分为 4 个等级,级别由高至低依次为五星级、四星级、三星级、达标级。对不能达到达标级认证条件的申请组织不予认证注册。
6.6 认证证书及认证标志要求
认证证书内容包含以下信息:
(1)本机构的名称、地址和证书专用章;
(2)获证组织的名称、地址及其服务提供场所的地址;
(3)认证范围;
(4)认证所依据的服务标准、认证技术规范或其他规范性文件;
(5)发证日期(即生效日期)和认证有效期或终止日期;
(6)认证证书名称和证书编号;
(7)服务认证等级;
(8)本机构证书专用章和证书签发人签字;
(9)认证信息查询方式说明;
(10)适用时,其他需要标注的内容。
初次认证认证证书有效期最长为 3 年。再认证的认证证书有效期不超过最近一次有效认证 证书截止期再加 3 年。通常情况下,获证客户应在当前认证证书截止期前至少 3 个月接受再 认证审查或已做好接受再认证审查的准备。因获证客户接受再认证审查时间过晚或因不符合的关闭导致本机构的认证决定无法在原认证证书到期前作出时,再认证证书有效期将不足 3 年。 证书应注明:获证组织必须定期接受监督审查并经审查合格此证书方继续有效的提示信息。
获证客户认证证书的使用应按照本机构网站公开文件《管理体系认证证书和认证标志、认可标识使用规则》执行。
7 监督活动
7.1 监督活动的方式
本机构采用现场监督审查和日常监督(如关注国家有关部门发布的质量信息公报、关注获证客户相关方的信息、获证客户有关信息的日常跟踪、审查获证客户及其运作的说明、要求获证客户提供文件和记录等)相结合的方式。
7.2 获证后监督审查的内容
(1)在监督周期内服务认证覆盖范围的任何变更,包括获证组织机构变更、服务管理文件修改、主要负责人更换、服务场所范围的变化情况;
(2)获证组织的内部审查或自我评价活动及改进的效果;
(3)获证组织代表性区域和服务活动;
(4)相关方/顾客的投诉、申诉、争议的处理,确认获证组织采取纠正及纠正措施的有效性以及重大投诉对认证保持的影响;
(5)认证证书的使用和(或)任何其他对认证结果信息的引用。
本机构根据现场监督审查结果和其他信息,对获证组织做出保持认证注册的决定,并以书 面形式告知获证组织。监督审查时,如认证客户没有按时关闭不符合,将可能导致认证证书的暂停或撤销。
7.3 监督审查的频次
在证书有效期内,获证客户须接受监督审查,监督审查应至少每个日历年(应进行再认证 的年份除外)进行一次。初次认证/再认证后的第一次监督审查应在认证决定日期起 12 个月内 进行;此后,监督审查应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次,且两次监督审查的时间间隔不得超过15 个月。
获证客户因未在规定的时间内实施监督审查而暂停认证证书的,监督审查恢复后,下次审查时间应按原计划时间计算。
若发生下述情况则需增加监督频次,或安排提前较短时间通知的审查:
(1)获证组织发生严重的与服务有关事故、媒体曝光或顾客投诉,查实为获证组织责任的;
(2)获证组织发生重大变更时,包括法人、服务场所、组织机构、有关职能、服务资源、服务流程等变更,以及影响服务符合性的管理体系的变更;
(3)认证依据发生变化时;
(4)获证组织发生服务事故、客户多次投诉;
(5)对被暂停认证资格的获证组织进行追踪;
(6)发生其他影响符合认证要求的能力变化的特殊情况时。
8 再认证
8.1 获证客户在证书有效期满前须提出再认证申请。再认证审查的目的是验证作为一个整体的 组织服务的持续符合性和有效性,以及认证范围的持续相关性和适宜性。再认证审查的程序和要求参照6.2实施。
8.2 在对获证客户的日常监督中,发现获证客户的出现严重影响服务的重大变更时,或对获证 客户的投诉分析和其他信息表明获证客户不再满足认证要求时,将安排特殊审查或与获证客户商定提前安排再认证审查。
8.3 再认证审查时,认证客户应在当前认证证书到期前接受本机构审查,并对于审查组开具的不符合在规定的时间内按要求关闭。否则,因认证客户的原因导致本机构 不能在原认证证书到期后6 个月内作出认证决定的,再认证审查失效。
8.4 对再认证审核中发现的严重不符合项,本机构规定时限要求获证组织实施纠正与纠正措施,并在原认证证书到期前完成对纠正与纠正措施的验证。
8.5 认证机构按照6.5条要求作出再认证决定。获证组织继续满足认证要求并履行认证合同义务的,向其换发认证证书。
8.6 如果在当前认证证书的终止日期前完成了再认证活动并决定换发证证书,新认证证书的终止日期可以基于当前认证证书的终止日期。新认证证书上的颁证日期应不早于再认证决定日期。
8.7 如果在当前认证证书终止日期前,本认证机构未能完成再认证审核或对严重不符合项实施的纠正和纠正措施未能进行验证,则不应予以再认证,也不应延长原认证证书的有效期。
8.8 在当前认证证书到期后,如果本认证机构能够在6个月内完成未尽的再认证活动,则可以恢复认证,否则应至少进行一次第二阶段审核才能恢复认证。认证证书的生效日期应不早于再认证决定日期,终止日期应基于上一个认证周期。
9 特殊审查
9.1 扩大认证范围
9.1.1 在认证证书有效期内,需要扩大认证范围的获证组织应向本机构正式提交扩大认证范围的申请和相关信息。
9.1.2本机构针对获证组织提出扩大认证范围的申请和相关信息进行评审,策划并实施必要的审查安排,并在该审查活动中验证获证组织的服务提供和服务管理的能力和绩效。扩大认证范围的审核活动可单独进行,也可和对获证组织的监督审核或再认证一同进行。
9.1.3 经本机构 实施相关审查和审定,确定获证组织在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件,同意批准扩大认证范围,换发认证证书。认证证书的证书号和有效期截止日期保持不变,并注明原证书发证日期。
9.2 缩小认证范围
9.2.1 在认证证书有效期内,需要缩小认证范围的获证组织应向本机构正式提交缩小认证范围的申请,或由本机构审查组通过审查提出缩小获证组织认证范围的建议,并提供理由和证据。经认证双方沟通后达成一致意见。需要时,获证组织与本机构签订补充认证合同/协议。
9.2.2本机构 的审定意见和日常监督结果也可作为认证范围缩小的信息来源和理由。如果获证组织在认证范围的某些部分持续地或严重地不满足认证要求,本机构将缩小其服务认证范围,以排除不满足要求的部分。
9.2.3 获证组织缩小认证范围后不会对仍保持的认证范围产生影响,满足缩小认证范围批准认证资格的条件,经本机构 认证决定同意批准缩小认证范围,换发认证证书或附件。认证证书的证书号和有效期截止日期保持不变,并注明原证书发证日期。
9.2.4 获证组织在收到换发的认证证书时必须交回原认证证书,并按照本机构的要求正确使用缩小范围后的认证证书,及时按缩小后的认证范围修改其广告及相关宣传材料。
9.3 提前较短时间通知的审查
为调查投诉、对变更做出回应或对被暂停的获证客户进行追踪,需要在提前较短时间通知 获证客户后对其进行的审查。获证客户的产品和服务被国家行政主管部门在监督抽查中被查出不合格时,本机构将对获证客户实施特殊审查。如获证客户不接受特殊审查,认证证书将被暂停。
9.4 远程和部分远程审查
9.4.1 远程和部分远程审查的地点
a.在受审核方总部或分支机构所在地,对其多场所、虚拟场所远程审核;
b.在受审核方以外的地点,对其总部、多场所、虚拟场所远程审核。
9.4.2 远程和部分远程审查信息化工具:
远程和部分远程审查信息化工具应用技术来收集、存储、检索、处理、分析和发送信息。它包括软件和硬件,例如:智能手机、手持设备、笔记本电脑、台式电脑、无人机、摄像机、可穿戴技术、人工智能及其他,可能同时适用于对当地现场和远程场所审查。至少应包括电脑,手机(含扫描软件、微信软件、腾讯会议、视频软件等)等。
9.4.3 审查员远程审核能力:
审查员应具备熟练使用电脑,手机(含扫描软件、微信软件、腾讯会议、视频软件等),扫描仪等远程审查工具的能力,具备完成有效的远程审查工作的能力,应参加本机构的远程审查培训并考核合格;应用远程审查技术时,审查员及其他涉及到的人员(例如:无人机操作员、技术专家)应具备能力和智慧以便理解和利用所采用的信息和通信技术取得期望获得的审查结果。审查员同样应意识到远程审查应用信息与通信技术的风险和机遇,以及应用这些技术对信息收集有效性和客观性的影响。
9.4.4 远程和部分远程审查的实施
初次审查按本规则第6条的要求进行,监督审查按本规则第7条的要求进行,再认证审查按本规则第8条的要求进行。
9.4.5 远程和部分远程审查的信息安全和保密
审查员在审查过程中和审查结束后,应关注电子信息或电子化传输信息的安全性和保密性,确保企业、本机构、审查员的电子版文件、记录、数据、照片、音视频资料等商业、技术信息、个人信息不泄露,应使用杀毒软件对电脑、手机等远程审核工具定期杀毒,确保无病毒、木马等。
10 变更认证证书
10.1 当认证证书所覆盖的获证组织名称、注册地址、业务范围、服务场所、认证要求(包括认证标准换版)等内容发生变化,获证组织应按照本机构 的相关要求,提出认证证书变更申请。
10.2 对获证组织名称、地址信息发生变化的认证证书变更申请,经申请评审确认,必要时,由审查组现场审核并确认。当证实组织名称、地址信息变更符合认证授予条件,本机构做出同意变更认证证书的决定。
10.3 对获证组织认证证书所覆盖的服务范围、场所地址、认证要求(包括认证标准换版)发生变更的认证证书变更申请,通过申请评审安排审核组进行现场审核并确认,变更的业务范围、服务场所、认证要求(包括认证标准换版)符合认证授予条件,本机构做出同意变更认证证书的决定。
10.4 通过监督审核和再认证审核,发现认证证书所覆盖的服务范围、场所地址、认证要求(包括认证标准换版)、认证级别发生变化,由审查组在现场审查中确认并报本机构 进行评审和复核,变更的服务范围、场所地址、认证要求(包括认证标准换版)、认证级别能够符合认证授予条件,本机构 做出同意变更认证证书的决定。
10.5 在认证证书有效期内,因证书所覆盖的获证组织名称、业务范围、场所地址、认证要求(包括认证标准换版)、认证级别等内容变更而换发认证证书,其证书号和认证有效期截止日期保持不变,并注明原证书发证日期。
10.6 获证组织在收到换发的认证证书时必须交回原认证证书,并按照本机构 的要求正确使用变更后的认证证书,及时审查与认证相关的广告及宣传材料内容,必要时对其进行修改。
10.7 当认证证书所覆盖的获证组织名称、注册地址、业务范围、场所地址、认证要求(包括认证标准换版)、认证级别等内容变更涉及扩大或缩小认证范围,按照第9条要求执行。
11 暂停、恢复、撤销(含注销)认证证书
11.1 暂停认证证书
11.1.1 在认证证书有效期内,通过证后监督审查和相关方投诉信息的复核(必要时,本机构 与获证组织沟通,核实证据),确认获证组织在认证范围内全部或部分不再持续满足认证要求,但仍然有可能在短期内采取纠正措施的,满足暂停认证资格的条件,经本机构 认证决定暂停全部或部分认证范围的认证资格。暂停期限最长不超过六个月。
11.1.2 暂停认证证书经批准后,本机构 及时向获证组织发出暂停认证证书使用的通知,必要时,提供理由和证据。暂停认证证书的信息同时在本机构 官方网站(http://www.iso-cert.co)上公布,同时上报国家认监委官方网站(www.cnca.gov.cn)。
11.1.3 被暂停认证资格的获证组织要按照本机构 的要求,从暂停决定之日起停止使用认证证书,以及任何其他对认证资格的引用。
11.2 恢复认证证书
11.2.1 在认证资格暂停限期结束前,被暂停的获证组织解决了造成暂停的问题,经本机构验证确认获证组织被暂停认证资格的认证范围已恢复符合相关的认证要求,做出同意恢复认证资格的认证决定,经批准后向获证组织发出恢复认证证书使用的通知,并在本机构 官方网站(http://www.iso-cert.co)上公告,同时上报国家认监委官方网站(www.cnca.gov.cn)。
11.2.2 恢复认证资格的获证组织要按照本机构 的要求,从恢复决定之日起恢复使用认证证书,以及任何其他对认证资格的引用。
11.3 撤销(含注销)认证证书
11.3.1 在认证证书有效期内,获证组织主动申请放弃认证,确认获证组织满足撤销(注销)认证的条件,经本机构 批准撤销(注销)获证组织的认证资格。
11.3.2 在认证证书有效期内,通过证后监督审查和相关方投诉信息的复核(必要时,本机构 与获证组织沟通,核实证据),确认获证组织在认证范围内已不再满足认证的要求,满足撤销认证资格的条件,经本机构 认证决定撤销获证组织的认证资格。
11.3.3 撤销认证注册经批准后,本机构 及时向获证组织发出撤销认证证书的通知,必要时,提供理由和证据,并在本机构 官方网站(http://www.iso-cert.co)上公告,同时上报国家认监委官方网站(www.cnca.gov.cn)。被撤销认证资格的获证组织要按照本机构的要求,交回认证证书,并立即停止使用被撤销的认证证书,以及任何其他对被撤销认证资格的引用。
12 获证客户的信息通报
12.1本机构对授予服务认证的组织名称、认证范围及场所,以及保持、扩大/缩小认证范围、更新、暂停、恢复、撤销(含注销)认证注册的信息,在本机构 官方网站(http://www.iso-cert.co)上公布。
12.2 按照本规则11条的规定要求,本机构将颁发认证证书的有效、暂停、恢复、撤销(注销)状态信息及时向国家认监委报送,社会公众可登录国家认监委官方网站(www.cnca.gov.cn),在“认证信息查询系统”中查询相关认证信息。
13 保密
本机构承诺为认证客户保密(提前告知认证客户的需公开信息除外)。对认证客户的保密信息如需公开或向第三方提供时,将拟提供的信息提前通知认证客户(法律限制除外)。
14 申诉/投诉、争议及处理
申请组织或获证组织对认证决定有异议时,认证机构应接受申诉并且及时进行处理,在60日内将处理结果形成书面通知送交申诉人。
书面通知应当告知申诉人,若认为认证机构未遵守认证相关法律法规或本规则并导致自身合法权益受到严重侵害的,可以直接向所在地认证监管部门或国家认监委投诉,也可以向相关认可机构投诉。
相关方的申投诉、争议按照本机构公开文件《申诉投诉管理程序》执行。
15 费用
认证服务的费用计算方法、收费标准,在本机构 官方网站(http://www.iso-cert.co)上公布,详见本机构公开文件《认证收费标准》。
16 附则
本实施规则由标普国际认证(深圳)有限责任公司负责解释。
|